Communicatie matrix scenario's
Hieronder worden een aantal communicatie scenario's beschreven die binnen organisaties kunnen voorkomen. Misschien herkent u ze wel. In de scenario's wordt "projectteam" genoemd. Maar daarvoor kan ook afdeling, de gehele organisatie of een andere al dan niet tijdelijke samenwerkingsvorm gelezen worden.
Inhoud |
Scenario 1
Een MS-word-document bevat heel belangrijke informatie. Elke punt en elke komma moeten goed zijn. Meerdere mensen moeten er naar kijken en eventueel aanpassingen doen. Uiteraard wordt het versiebeheer van MS-word aangezet. En we gaan er vanuit dat niemand, per abuis, het versiebeheer uit zet. Na 30 wijzigingen door 10 verschillende personen wordt het document onbeheersbaar. Er zijn wijzigingen van een complete alinea, andere wijzigingen zijn niet meer dan het toevoegen van een leesteken. De versies worden in meerdere documenten met documentversienummers opgeslagen. Soms wordt, per abuis, niet in de laatste versie gewerkt. Juist als het echt belangrijk wordt, wordt het MS-word-document onduidelijk.
Scenario 2
U heeft een projectteam met 10 leden. De sleutelpersoon van het projectteam stapt uit het project en een buitenstaander stapt in het project. Hoeveel energie en tijd moet u besteden totdat het gehele projectteam weer het kennisniveau heeft van vlak voor het vertrek van de sleutelpersoon? Hierbij doen we de aanname dat de sleutelpersoon alle tijd en energie kan en wil besteden in de overdracht van zijn/haar kennis. Een aanname die in de praktijk helaas niet altijd realistisch is.
Scenario 3
Een projectteam heeft twee jaar geleden belangrijke besluiten genomen. Die besluiten zijn zo goed dat niemand er meer op terug hoeft te komen. De besluiten zijn, nadat ze eenmaal genomen zijn, geen enkel punt van discussie meer geweest. De besluiten zijn niet de allerbelangrijkste besluiten maar toch belangrijk. Er vertrekt een lid van het projectteam en er komt een nieuw lid bij. Hoe kan het nieuwe lid kennis nemen van belangrijke besluiten? De allerbelangrijkste besluiten worden wel mondeling aangegeven bij de (korte) introductie. In e-mails valt het niet meer terug te vinden, dat is te lang geleden. En er zijn zeer veel MS-word-documenten, maar hoe springen die relevante documenten er uit?
Scenario 4
Een projectteam bevat 10 leden. De sleutelpersoon is tijdelijk (door ziekte of vakantie) niet beschikbaar. Er wordt een vraag van buiten het projectteam aan het projectteam gesteld. Het antwoord op die vraag kan niet uitgesteld worden. De sleutelpersoon zou het antwoord direct weten maar die is juist niet bereikbaar. De organisatie wil kwaliteit uitstralen. Hoe kan voorkomen worden dat het antwoord afhankelijk is van wie toevallig die vraag beantwoordt?
Scenario 5
Een projectteam bestaat al een aantal jaar. De meeste vragen zijn wel uitgekristalliseerd. Hoe kan voorkomen worden dat gelijksoortige vragen toch weer opnieuw beantwoord moeten worden met (langere) e-mails. Terwijl diezelfde vragen in het verleden, maar dan aan anderen, al zijn beantwoord?
Scenario 6
U stelt een vraag binnen uw projectgroep en krijgt daar geen antwoord op. De vraag is te belangrijk om onbeantwoord te laten. U heeft meer van dit soort vragen die soms helaas onbeantwoord blijven. U wilt graag uw vragen beantwoord zien en het liefst opgelost hebben zodat u de vraag kan afsluiten. Desnoods kan uw vraag niet opgelost worden, maar dan wilt u het wel weten zodat u uw vraag kunt afsluiten, en deze niet langer open blijft staan.
U moet nu die vragen onthouden en indien nodig opnieuw stellen. Dat is lastig en belastend bij een groot volume. Of moet u hiervoor een eigen administratie gaan bijhouden?
Herkent u deze scenario's ?
Of kunt u zich deze scenario's voorstellen?
Scenario 1 is het meest basale van een wiki; het versiebeheer. Dat kan niet (per abuis) uitgezet worden en grote aantallen (honderden, duizenden) wijzigingen door meerdere personen is geen enkel probleem. En het overzicht blijft. U werkt altijd in de laatste versie.
De essentie van de scenario's 2 t/m 4 is dat de kennis vooral bij personen ligt en veel minder bij de organisatie. Dat betekent dat een deel van de kennis verloren gaat als deze personen, om welke redenen dan ook, niet (meer) beschikbaar zijn voor het projectteam.
In scenario 5 is wel kennis opgebouwd maar deze kennis is moeilijk her te gebruiken.
Scenario 6 komt helaas veel voor. In het WikiForum, onderdeel van de Wikibox, kunt u uw vraag stellen. Er is een automatische administratie, uw vraag blijft open staan, totdat u zelf aangeeft dat deze gesloten kan worden. Het liefst natuurlijk als zijnde opgelost.
Conclusie
Als u één of meerdere communicatie scenario's herkent is het misschien de moeite waard om het overzicht communicatie matrix te bekijken. En te bezien in hoeverre de communicatie in uw organisatie verder geoptimaliseerd kan worden.
Links
- Communicatie matrix versiebeheer Betreft scenario 1
- Communicatie_matrix_organisatie_geheugen Betreft scenario's 2, 3, 4 en 5
- Communicatie matrix onderwerp Betreft scenario 6
- Wikibox.nl:Wiki_en_wikiforum Betreft scenario 6
- Overzicht communicatie matrix Overzicht
