Vergelijk vergadering en een wiki
Vergaderen en een wiki zijn beide vormen van "samen werken". Daarom kunnen ze met elkaar vergeleken worden. Een generieke vergelijking van meerdere communicatiemedia vindt u op overzicht communicatie matrix. Hier wordt specifiek alleen de vergadering met de wiki vergeleken.
Inhoud |
Groepscommunicatie
Een vergadering en een wiki zijn beide vormen van groepscommunicatie. Ze kunnen aanvullend op elkaar zijn. Door gebruik te maken van een wiki kan het aantal vergaderuren sterk gereduceerd worden. En met een betere en consistente verslaglegging die door iedereen die toegang heeft tot de betreffende wiki kan worden ingezien, maar ook verbeterd kan worden. Effectiever en minder vergaderen wordt dan mogelijk.
Vergadering
Hier vergelijken we de kenmerken van een vergadering met die van een wiki. Het beste is om de sterke kanten van een wiki te combineren met de sterke kanten van een vergadering.
Wiki positief t.o.v. vergaderen
- Planning. Meerdere mensen dienen hun agenda op elkaar af te stemmen om dezelfde datum en tijd te kiezen. Dit is in een wiki niet nodig.
- Meningen vastleggen. Voorbereiding kan via een wiki verlopen. Er is dan een geschiedenis van de opbouw van een mening.
- Notuleren. Er is geen onderscheid tussen inhoud en notulen. Alles wat gedaan is is precies vastgelegd. Interpretatieverschillen over wie wat gezegd heeft kunnen er niet meer zijn.
- Tijd. Soms wordt er in een vergadering teveel gesproken, waardoor een vergadering heel tijdrovend wordt. In een wiki kan ook teveel geschreven worden, maar men is niet verplicht dat te lezen. Bovendien zijn er speciale statistieken om de effectiviteit op paginaniveau te bepalen.
- Kostenbesparing. Verschuiving van een deel van de vergadering naar wiki geeft al een behoorlijke kostenbesparing.
Wiki negatief t.o.v. vergaderen
- Non-verbale communicatie. Dit is niet aanwezig in een wiki.
- Collectief eigendom van de kennis. Dat is in een vergadering iets sterker dan in een wiki. In een vergadering "moet" geluisterd worden. De tekst in een wiki hoeft niet gelezen te worden.
- Onderhouden netwerk. Een vergadering is hier duidelijk meer geschikt voor dan een wiki.
Anders t.o.v. een wiki
Niet alles hoeft in positieve of negatieve kenmerken te worden vastgelegd. Zie bijvoorbeeld onderstaande kenmerken, die zowel positief als negatief beoordeeld kunnen worden.
- Macht. In een vergadering is dat duidelijker.
- Eén verbaal communicatiekanaal als zender. In een wiki kunnen meerdere mensen tegelijkertijd "zenden" (schrijven).
- Agenda. Voorbereiding van de agenda kan interactief via een wiki.
Kennismanagement-infrastructuur
De Wikibox is een kennismanagement-infrastructuur. Een infrastructuur die speciaal ontworpen is voor het opslaan van kennis. Deze structuur wijkt af van de document opslag structuur.
Document opslag structuur
Normaal wordt informatie vastgelegd in een document. Dit document kan MS-word, e-mail of een twitter bericht zijn. Dit document heeft één eigenaar. Deze documenteigenaar bepaalt wat er met het document gebeurt. Hij/zij kan naar adviezen van anderen luisteren en op grond daarvan aanpassingen doen. Maar de eigenaar van het document beslist uiteindelijk zelf. Voorbeeld is een willekeurige website die door één persoon geschreven is. Of door meerdere personen maar waar één persoon, de webmaster, uiteindelijk bepaalt wat er op de site komt te staan.
Vergader cyclus
In grote processen is niet alles in één vergadering af te ronden. Daar zijn meerdere vergaderingen voor nodig. Om dit beheersbaar te krijgen hebben deze vergaderingen vaak een vaste structuur. Met vaste tussenfasen. Dit geeft structuur, maar is vaak ook enigszins geforceerd. In een later stadium terugkomen op een vorige fase is vrijwel onmogelijk. Terwijl misschien pas juiste in het latere stadium iets naar voren komt wat relevant is in een eerdere fase (voortschrijdend inzicht). Toch terug komen op vorige fasen maakt dat op vrijwel elk punt terug gekomen kan worden. Dit leidt tot een vrijwel onbeheersbaar proces, dus wordt vaak niet toegestaan.
Het ideaal zou zijn om vrij terug te kunnen komen op een vorige fase, zonder dat het gehele proces onbeheersbaar wordt. Binnen het patroon van de vergadercyclus is het helaas onmogelijk om beide wensen te combineren.
Wiki
Een wiki is geen proces wat een begin en eindpunt heeft. Een wiki is een continu proces. Daarmee sluit een wiki beter aan bij de structuur van besluitvorming binnen een organisatie. Gebruikelijke geforceerde tussenfasen zijn veel minder nodig. Natuurlijk kan er een deadline gesteld worden, waarna wijzigen niet meer mogelijk zijn. Uitgangspunt is een collectief eigendom van de informatie. Iedereen mag informatie toevoegen en wijzigen. Van zichzelf maar ook van anderen. Dat lijkt een chaos te worden. In de praktijk valt dit mee. Kijk bijvoorbeeld naar Wikipedia.
Links
- Wikibox:Video_waarom_een_wiki Samenwerken via een wiki.
- Overzicht communicatie matrix Vergelijking in een matrix.
- wiki Werking van een wiki.
- Voortschrijdend inzicht Hoe hanteerbaar te maken.
- Wikibox.nl:Wiki_en_wikiforum Vragen kunnen stellen in een Wikibox. Meningen kunnen uitwisselen.
